Huráá na riadenie procesov - 3. časť

Už vieme, čo je proces, prečo ho popísať, ako si ho nakresliť, dokonca ako si ho nakresliť s profesionálnym nástrojom QPR ProcessDesigner. Stačí to však k tomu, aby sme procesy riadili? Na individuálnej / lokálnej úrovni možno áno, avšak ak sa na to pozrieme z pohľadu celej organizácie, tak celkom určite nie. Implementácia procesného riadenia v organizácii je oveľa zložitejšia úloha, ako si „len“ nakresliť procesy, i keď je to jeden z dôležitých krokov. 

Poďme si teda povedať, aké kroky implementácia procesného riadenia zahŕňa. Pred tým však ešte pár dôležitých informácií, ktoré si treba uvedomiť: 
     •    nejde o jednorazovú záležitosť, či jednorazový projekt
     •    ide o začiatok neustáleho zlepšovania a optimalizácie
     •    vytvorením procesne orientovanej organizácie sa uplatňuje nový prístup k manažmentu.

Najdôležitejšou podmienkou implementácie je jej akceptácia naprieč všetkými úrovňami spoločnosti, vrátane všetkých zamestnancov.

A ako by to asi malo prebiehať? 
Najjednoduchším krokom je najať si poradcu / konzultanta a hotovo. No až také jednoduché to nie je. Samozrejme s dobrým konzultantom to ide ľahšie, ale ani ten najlepší konzultant bez aktívneho prístupu manažmentu a zamestnancov Vašej organizácie nespraví zázraky. Tak teda ako na to?
 

Prechod na procesný manažment by malo byť rozhodnutím strategického charakteru, ktoré musí byť v súlade so stratégiou organizácie. Je teda nevyhnutné, aby ho urobil vrcholový manažment spoločnosti po dôkladnom zvážení prínosov a dopadov na organizáciu. Súčasťou tohto rozhodnutia musí byť aj definovanie cieľov a rozsahu implementácie procesného riadenia v spoločnosti. V neposlednom rade je nutné si zodpovedať otázku, či implementácia bude prebiehať vo vlastnej réžii alebo s pomocou konzultanta. Nemenej dôležité je rozhodnutie ohľadom softvérovej podpory – napr. už spomínaný QPR ProcessDesigner. Tak ako každé správne rozhodnutie, tak aj toto musí obsahovať identifikáciu potrebných zdrojov. 

Následne je potrebné zostaviť tím, určiť zodpovednosti, kompetencie a úlohy. 

Veľmi dôležitou fázou je popísanie súčasného stavu. V tomto kroku je potrebné identifikovať, zmapovať a zakresliť existujúce procesy v spoločnosti tak, ako sú vykonávané aktuálne, bez pridania optimalizácie či úprav, aby „to vyzeralo lepšie“ ako v skutočnosti je. Súčasťou analýzy súčasného stavu je aj identifikácia aktuálne používanej dokumentácie.  Ako na to sme si povedali v predchádzajúcom blogu. 

Výstupom analýzy súčasného stavu je procesná mapa, teda sumarizácia procesov ideálne spracovaná do vybraného softvérového nástroja (QPR ProcessDesigner), v ktorom vytvoríme tzv. procesný model AS-IS.

Nasleduje analýza a optimalizácia identifikovaných procesov. Súčasťou analýzy je identifikácia chýbajúcich krokov, činností, dokumentácie, duplicitných krokov, vstupov, výstupov, a pod. Cieľom tejto fázy je na základe procesného auditu zhodnotiť súčasné procesy a zároveň identifikovať potrebné optimalizačné opatrenia a zmeny pre dosiahnutie, napr. lepšej efektivity, vyťaženosti zamestnancov, vyššej kvality výstupov, lepšej spokojnosti zákazníkov a pod.

V nasledujúcich krokoch je potrebné vykonať redizajn procesov, teda zapracovať identifikované optimalizačné opatrenia a spracovať tzv. procesný model TO-BE. Tento model už obsahuje nové procesy, zmenené/optimalizované procesy, doplnené chýbajúce kroky, činnosti, či dokumentáciu. A dalo by sa povedať Hurráá máme hotovo. No ešte sme len začali. Ďalším veľmi dôležitým krokom je príprava potrebných procesných ukazovateľov na meranie efektivity a výkonnosti a ich následné previazanie na osobné ukazovatele výkonnosti zamestnancov (KPI). Máme nový model, ukazovatele, dokumentáciu...  A teraz asi tá najťažšia cesta. Implementovať procesný model do života spoločnosti. Je potrebné zmeniť organizačnú štruktúru? Vznikli nám nové pracovné pozície, či roly? Potrebujem aktualizovať informačné systémy a zber dát na vyhodnocovanie zadefinovaných ukazovateľov? Ako zmením reporting a controlling? Ako? Prečo? Akým spôsobom? ...? ...? ...? To je iba zopár otázok, ktoré si musíme pri implementácii procesného modelu do života spoločnosti zodpovedať. No a ešte nás čakajú školenia, školenia, školenia na nové procesy, ukazovatele a s tým súvisiace interné audity, interné audity, ... Samozrejme, že nikto nie je neomylný a aj napriek tomu, že zamestnanci nové procesy spripomienkovali, upravovali, mnoho chýb a nedostatkov „sa ukáže“ až v čase samotného spustenia do prevádzky. Nebojte sa tieto procesy následne aktualizovať, upraviť, zhodnotiť zmeny a dopady na model a opäť školíme, školíme, auditujeme a implementujeme.  

A na „konci dňa“ je potrebné vyhodnotiť zadefinované ukazovatele z pohľadu efektívnosti a výkonnosti procesov. Súčasťou monitorovania a hodnotenia musí byť aj efektívna komunikácia o výsledkoch spätnej väzby na TOP manažment a zamestnancov. Gratulujeme! Na základe nameraných výsledkov je možné, ba priam potrebné spustiť optimalizáciu a aktualizáciu procesov, školenia, implementáciu znova a znova hodnotiť.... teda neustále sa zlepšovať a zlepšovať svoje procesy na základe nameraných a vyhodnotených dát a ukazovateľov. 

Gratulujeme! Ste na správnej ceste, resp. koliesku neustáleho zlepšovania!

Ak sa chcete dozvedieť viac, prihláste sa na naše verejné online kurzy na tému Mapovanie procesov, Riadená dokumentácia. Tešíme sa na Vás!

Mohlo by Vás zaujímať:

• Výkon interných auditov v zmysle požiadaviek ISO 9001 a GDP pre farmaceutických prepravcov
• Certifikácia systému manažérstva kvality v projektoch podľa normy ISO 10006
• Certifikácia systému manažérstva kvality podľa normy ISO 9001